TCDN - Bà Lê Thị Duyên Hải, Phó tổng thư ký Hội Tư vấn Thuế Việt Nam chia sẻ 7 bước hộ kinh doanh cần thực hiện khi chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai.

Bài 1: Bỏ thuế khoán, hộ kinh doanh kỳ vọng cơ chế kê khai thuận tiện, minh bạch 

Bước 1: Tất cả hộ kinh doanh cần rà soát doanh thu thực tế 2025, dự kiến doanh thu 2026, xác định thuộc nhóm hộ kinh doanh nào. Đồng thời, trên cơ sở mô hình hoạt động kinh doanh để lựa chọn phương pháp tính thuế, chế độ kế toán áp dụng, phần mềm giải pháp cho hoạt động bán hàng, kế toán, hóa đơn, khai thuế tương ứng với quy mô thuộc nhóm.

Theo bà Lê Thị Duyên Hải, nếu doanh thu dưới 500 triệu đồng, hộ kinh doanh sẽ không phải nộp thuế trong năm 2026 và chỉ khai 1 lần khi kết thúc năm vào 31/1 năm tiếp theo. Trường hợp trong năm doanh thu của hộ kinh doanh vượt ngưỡng 500 triệu thì hộ sẽ khai doanh thu thực tế và nộp số thuế phát sinh vào kỳ tính thuế tiếp theo kể từ khi doanh thu vượt ngưỡng.

“Khi vượt ngưỡng, hộ sẽ kê khai dựa trên doanh thu thực tế mà không bị yêu cầu kê khai ngay lập tức hay bị tính tiền chậm nộp từ thời điểm vượt ngưỡng. Trong khoảng 6 tháng đầu năm, hộ có đủ thời gian để tập hợp chứng từ và tổng hợp doanh thu trước khi thực hiện nghĩa vụ khai thuế. Điều này giúp các hộ đang ở diện khoán chuyển sang kê khai yên tâm hơn, cũng như các hộ dưới ngưỡng khi bước vào diện phải nộp thuế cũng không phải lo về xử phạt hay tiền chậm nộp”, bà Hải nhấn mạnh.

Với nhóm hộ kinh doanh có doanh thu trên 500 triệu đến dưới 3 tỷ được phép áp dụng phương pháp tỷ lệ trên doanh thu. Đây là phương pháp đơn giản và giống như hiện hành, giúp các hộ có thời gian hình thành thói quen quản lý chứng từ trong giai đoạn chuyển đổi. Bà Hải khuyến cáo, trong năm 2026, khi quy mô kinh doanh tăng dần, hộ nên dần xây dựng thói quen và kỷ luật trong việc lấy hóa đơn và lưu trữ chi phí đầu vào. Điều này giúp khi vượt ngưỡng 3 tỷ và bước sang năm 2027, hộ có thể chuyển lên nhóm tính thuế theo doanh thu trừ chi phí một cách thuận lợi.

Với nhóm có doanh thu từ 3 tỷ trở lên sẽ thực hiện phương pháp tính thuế TNCN là doanh thu trừ chi phí. Hộ kinh doanh cần chuẩn bị ngay từ bây giờ các chứng từ liên quan đến hàng hóa mua vào và các khoản chi cho hoạt động sản xuất kinh doanh như thuê mặt bằng và thuê nhân công. Việc tập hợp đầy đủ chứng từ giúp giảm trừ chi phí sát với thực tế, từ đó số thuế phải nộp phản ánh đúng tình hình kinh doanh.

Bước 2: Tiến hành kiểm kê hàng tồn kho vào thời điểm chuyển đổi (nếu có).

Bà Lê Thị Duyên Hải lưu ý, với các hộ kinh doanh dưới ngưỡng 3 tỷ, được áp dụng phương pháp tỷ lệ trên doanh thu cho cả thuế giá trị gia tăng và thuế TNCN, thì hàng tồn kho không tham gia vào việc xác định số thuế phải nộp. Hàng tồn kho trong trường hợp này chỉ nhằm chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa bán ra.

Riêng với các hộ trên 3 tỷ thuộc phương pháp doanh thu trừ chi phí, hàng tồn kho trở thành yếu tố quan trọng trong việc xác định thuế TNCN. Tùy vào việc mình thuộc nhóm nào trong năm 2026, mỗi hộ cần chủ động chuẩn bị và thực hiện kiểm kê hàng tồn kho cho phù hợp.

Bước 3: Áp dụng sớm đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (nếu hộ kinh doanh dự kiến doanh thu 2026 từ 1 tỷ đồng trở lên).

Bà Lê Thị Duyên Hải cho hay, đến thời điểm hiện tại, hầu hết các hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ trong năm 2025 đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên con số 1 tỷ này là doanh thu do cơ quan thuế quản lý trên sổ. Trong thực tế, doanh thu của nhiều hộ có thể cao hơn. Vì vậy những hộ kinh doanh năm 2026 hoặc cuối năm 2025, kể cả hộ khoán, nếu dự kiến doanh thu thực tế của mình sẽ vượt 1 tỷ thì nên sử dụng phần mềm bán hàng tích hợp tính năng hóa đơn điện tử sớm, trước khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử chính thức.

Việc sử dụng sớm các giải pháp phần mềm mang lại nhiều lợi ích quan trọng, giúp hộ kinh doanh có thời gian làm quen với hóa đơn điện tử và phần mềm bán hàng, tránh vi phạm khi bước vào diện áp dụng bắt buộc. Sự chuẩn bị và “tập dượt” trước sẽ giúp hộ kinh doanh chủ động hơn, vận hành trơn tru khi các quy định chính thức được triển khai.

Bước 4: Chuẩn bị sổ sách kế toán phù hợp với quy mô kinh doanh và phương pháp tính thuế.

Bước 5: Thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế: theo cơ chế 1 cửa liên thông hoặc trực tiếp tại cơ quan thuế để đăng ký phương pháp tính thuế (nếu có thay đổi so với hiện tại).

Phó tổng thư ký VTCA nhấn mạnh, nếu hộ kinh doanh không thực hiện đăng ký, trong thời gian tới sẽ đối mặt với nhiều rủi ro lớn cho hoạt động của chính mình. Việc đăng ký kinh doanh có ý nghĩa đặc biệt quan trọng,  là điều kiện bắt buộc để được sử dụng hóa đơn điện tử, bên cạnh đó, khi cơ quan chức năng tiến hành rà soát, hộ không đăng ký có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về đăng ký kinh doanh; đối với một số trường hợp đặc thù, nghĩa vụ thuế có nguy cơ bị chuyển sang diện thu nhập từ tiền lương, tiền công.

Bước 6: Đăng ký tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh (nếu chưa có tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh độc lập với các thanh toán cá nhân).

Theo bà Lê Thị Duyên Hải, hiện nay, hầu hết hộ kinh doanh đều đã có tài khoản ngân hàng. Tuy nhiên, phần lớn vẫn sử dụng chung một tài khoản cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm cả chi tiêu cá nhân.

Bà Hải khuyến cáo, hộ kinh doanh nên mở và sử dụng tài khoản riêng cho hoạt động kinh doanh, đồng thời khai báo đầy đủ với cơ quan thuế. Nếu không thực hiện, hai rủi ro lớn có thể phát sinh như cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình, ấn định doanh thu, thậm chí bị xem là khoản thu nhập chưa kê khai, có dấu hiệu trốn thuế.

“Đây là rủi ro đối với cả hộ kinh doanh và cá nhân quản lý tài khoản. Vì vậy, việc tách tài khoản và thực hiện khai báo với cơ quan thuế cần được tiến hành ngay trong tháng 12/2025, nhằm chủ động chuẩn bị cho các quy định áp dụng từ năm 2026”, bà Lê Thị Duyên Hải nhấn mạnh

Bước 7: Khai thuế đối với hoạt động kinh doanh theo mẫu tờ khai phù hợp phương pháp tính thuế và ngành nghề lĩnh vực hoạt động kinh doanh (sử dụng EtaxMobile). Tuy nhiên, Hộ kinh doanh có thời gian chuẩn bị vì thời điểm kê khai gần nhất là 30/4/2026 cho kỳ khai thuế quý.

“Đứng trước thời khắc chuyển đổi, hộ kinh doanh không tránh khỏi những băn khoăn, lo lắng, nhất là về trách nhiệm đối với tính chính xác của doanh thu kê khai. Tuy nhiên, tôi tin rằng cơ quan thuế và các hiệp hội sẽ đồng hành, hỗ trợ, tháo gỡ khó khăn để hộ kinh doanh yên tâm chuyển đổi, bởi khi chuyển sang hình thức kê khai, hộ kinh doanh sẽ nhận được nhiều lợi ích”, bà Lê Thị Duyên Hải chia sẻ.