TCDN - Covid và bài toán tác nghiệp tài chính – kế toán với hàng loạt bất tiện liên quan đến nhập dữ liệu kho bãi, bán hàng, trình ký, xuất hóa đơn hay làm báo cáo… đặt ra yêu cầu mới có tính linh động cao hơn cho cả người làm kế toán và công cụ số hỗ trợ.

Dịch Covid trở nên “khó nhằn” hơn với người làm tài chính – kế toán khi phải xử lý công việc trong nhiều điều kiện bất lợi. Đây cũng chính là thời điểm hàng loạt doanh nghiệp nhận thấy, phần mềm kế toán thôi chưa đủ để làm công tác – tài chính kế toán thông minh, linh động để có thể làm việc bên ngoài văn phòng và đòi hỏi cao hơn của kỷ nguyên số khi liên tục có những biến động tiêu cực từ môi trường xung quanh như Covid.

Bất cập trong mảng tài chính – kế toán khi tác nghệp online

Kế toán – tài chính vốn là hoạt động xương sống và gắn kết chặt chẽ với dữ liệu của các phòng ban khác trong doanh nghiệp. Bởi vậy, từ lâu, nhiều doanh nghiệp đã số hóa công tác này bằng ứng dụng phần mềm kế toán nhưng vẫn gặp không ít trở ngại mới, khi tác nghiệp mùa Covid.

Theo chia sẻ từ phía doanh nghiệp, họ đều phát sinh những vấn đề bức bối khi làm việc từ xa đối với bộ phận tài chính – kế toán mùa Covid. Trong đó có bốn nhóm vấn đề chính bao gồm: Không đến công ty nên khó lấy và ghi nhận chứng từ; Công tác trình ký, nộp báo cáo cấp trên mất nhiều công đoạn, thời gian; Chậm trễ trong trao đổi dữ liệu, cập nhật thông tin giữa các bộ phận như bán hàng, kho… để ghi nhận số liệu; Dữ liệu có thể bị mất khi làm tại máy tính ở nhà. 

Vì vậy, bài toán đặt ra giờ đây là việc sử dụng phần mềm kế toán như thế nào để giúp doanh nghiệp đưa được hoạt động kế toán – tài chính lên online một cách toàn diện, đảm bảo được hiệu quả và tính linh động cao nhất.

Xu hướng mới về liên kết trong hệ sinh thái ứng dụng tài chính – kế toán online

Khi bộ phận kế toán không thể tách rời với dữ liệu được cập nhật từ các phòng ban khác, doanh nghiệp sẽ cần sự liên kết chặt chẽ hơn phần mềm kế toán với các phần mềm khác để đảm bảo sự liền mạch, chính xác trong giao tiếp dữ liệu.

Tại Akuba - một thương hiệu thời trang nam hàng đầu hiện nay, với hơn 200 đối tác phân phối trên toàn quốc, từ những ngày đầu thành lập vào năm 2014, ban lãnh đạo đã đầu tư số hóa mọi hoạt động mà trước tiên là tài chính – kế toán, vì mảng này phức tạp về mặt nghiệp vụ và dữ liệu hơn. Trước làn sóng Covid thứ hai, Akuba chủ động triển khai làm việc ở nhà mà không gặp bất tiện nào nhờ việc đưa mọi hoạt động lên online từ trước.

Chia sẻ về vấn đề này, đại diện Akuba cho biết họ đang sử dụng hệ thống các phần mềm kế toán, bán hàng và quản lý công việc, nhân sự… trên một nền tảng quản trị doanh nghiệp MISA AMIS để tăng tính liên kết dữ liệu. Khi phát sinh số liệu tiêu thụ tại cửa hàng, hệ thống cũng tự động cập nhật doanh số vào phần mềm kế toán, giảm đáng kể thời gian nhập liệu, làm báo cáo. Người làm công tác quản lý như chị Dung – Kế toán trưởng Akuba cũng dễ dàng nắm bắt được tất cả báo cáo từ bán hàng đến kho ngay trên ứng dụng MISA AMIS.

Cũng hướng đến việc liên kết dữ liệu giữa các bộ phận, đại diện Công ty Cổ phần Kiến trúc Thước Tầm – một đơn vị chuyên về mảng thiết kế thi công nội thất cho biết họ đang sử dụng kết hợp hệ thống kế toán online, hóa đơn điện tử và chữ ký số của MISA để liên thông các số liệu nhanh hơn. Ngay khi xuất hóa đơn, hệ thống sẽ ghi nhận doanh thu lên phần mềm kế toán. Điều này không chỉ giúp Thước Tầm tiết kiệm chi phí, thời gian nhập liệu, hạch toán mà còn tăng tính linh hoạt. Dù tác nghiệp ở đâu, thủ trưởng cũng dễ dàng ký số các chứng từ và nhận báo cáo thông qua ứng dụng, còn kế toán viên dễ dàng hơn trong trình ký, nhập và đẩy dữ liệu lên hệ thống chung.

Những lợi thế từ việc liên kết phần mềm kế toán với hệ sinh thái các phần mềm liên quan khác như: chữ ký số, hóa đơn điện tử, bán hàng,… đã và đang cho thấy những lợi ích rõ ràng, cụ thể, đặc biệt trong bối cảnh dịch Covid hiện nay. Đây cũng được xem là xu hướng chung của các doanh nghiệp hiện nay để số hóa toàn diện mảng tài chính – kế toán nói riêng và chuyển đổi số doanh nghiệp nói chung.