TCDN - Doanh nghiệp thường xuyên gửi mẫu hàng ra quốc tế qua DHL, nhiều mẫu được nhà máy hỗ trợ miễn phí, không có hóa đơn đầu vào. Trong trường hợp này,doanh nghiệp phải xử lý như thế nào để được khấu trừ thuế đầu vào, thuế TNDN và đảm bảo tính hợp lệ cho chi phí vận chuyển DHL?

Hỏi:

Công ty thương mại có một số vấn đề thắc mắc cần giải đáp như sau: 1/ Doanh nghiệp xuất khẩu hàng nông sản tươi nhưng do đặc tính hàng dễ hỏng nên nhiều lần hàng hóa gặp vấn đề và đối tác nước ngoài tự động cấn trừ tiền còn nợ. Vậy doanh nghiệp nên làm gì để được khấu trừ thuế đầu vào và thuế thu nhập doanh nghiệp cho phần doanh thu không nhận được này; 2/ Doanh nghiệp cũng thường xuyên gửi hàng mẫu cho khách về nhiều mặt hàng khác nhau như: quần áo, thùng giấy, trái cây cấp đông, trái cây sấy dẻo,...Doanh nghiệp có mở tài khoản với đơn vị vận chuyển quốc tế DHL và được xuất hóa đơn VAT cho các chi phí này. Tuy nhiên các sản phẩm này doanh nghiệp thường yêu cầu nhà máy cung cấp mẫu miễn phí (không có hóa đơn đầu vào). Vậy, phần chi phí hóa đơn từ DHL xuất cho doanh nghiệp có hợp lệ và được khấu trừ không và sản phẩm không có đầu vào nhưng có thông quan (thông qua DHL) thì xử lý như thế nào?

Trả lời:

Căn cứ Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 ngày 26 tháng 11 năm 2024 quy định khấu trừ thuế giá trị gia tăng:

"I. Cơ sở kinh doanh nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào như sau:

a) Thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng được khẩu trừ toàn bộ, kể cả thuế giá trị gia tăng đầu vào không được bồi thường của hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng bị tổn thất, hàng hóa bị hao hụt tự nhiên do tinh chất lý hóa trong quá trình vận chuyển

2. Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào được quy định như sau: a) Có hóa đơn giá trị gia tăng mua hàng hóa, dịch vụ hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng thay cho phía nước ngoài quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 4 của Luật này.

b) Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào, trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ;

c) Đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu, ngoài các điều kiện quy định tại điểm a và điểm b khoản này còn phải có: hợp đồng ký kết với bên nước ngoài về việc bản, gia công hàng hóa, cung cấp dịch vụ; hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt; tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu; phiếu đóng gói, vận đơn, chứng từ bảo hiểm hàng hóa (nếu có). Chính phủ quy định về điều kiện khấu trừ đối với trường hợp xuất khẩu hàng hóa qua sàn thương mại điện tử ở nước ngoài và một số trường hợp đặc thù khác.

3. Cơ sở kinh doanh không đáp ứng quy định về khấu trừ thuế tại khoản 1 và khoản 2 Điều này và các hóa đơn, chứng từ được lập từ các hành vi bị nghiêm cấm tại Luật này thì không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.

- Căn cứ Điều 9 Luật thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 ngày 14 tháng 6 năm 2025 quy định về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:

“1. Trừ các khoản chi quy định tại khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phi thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp;

b) Khoản chi thực tế phát sinh khác, bao gồm:

b7) Phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường;

c) Các khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phú.

này:

2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm: a) Khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều

- Căn cứ Nghị định số 181/2025/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2025 của Chính phủ của Chính phủ quy định chi tiết một số điều Luật thuế giá trị gia tăng:

+ Tại Điều 25 quy định về hóa đơn, chứng từ:

+ Tại Điều 26 quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt:

+ Tại Điều 27 quy định về điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu:

“Đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu, ngoài các điều kiện quy định tại Điều 25, Điều 26 Nghị định này còn phải có: hợp đồng ký kết với bên nước ngoài về việc bán, gia công hàng hóa, cung cấp dịch vụ; hóa đơn bản hàng hóa, cung cấp dịch vụ: chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: ...

3. Đối với chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên nhập khẩu (hoặc ngân hàng phục vụ bên nhập khẩu) sang tài khoản mang tên cơ sở kinh doanh (bên xuất khẩu) mở tại ngân hàng theo các hình thức thanh toán phù hợp với thỏa thuận trong hợp đồng và quy định của ngân hàng...

s) Trường hợp hàng hóa xuất khẩu không đảm bảo chất lượng phải tiêu hủy, cơ sở kinh doanh xuất khẩu hàng hóa phải có văn bản giải trình rõ lý do và được sử dụng biên bản tiêu hủy (hoặc giấy tờ xác nhận việc tiêu hủy) hàng hóa ở nước ngoài của cơ quan thực hiện tiêu hủy (01 bản sao), kèm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với chi phí tiêu hủy thuộc trách nhiệm chi trả của cơ sở kinh doanh xuất khẩu hàng hóa hoặc kèm giấy tờ chứng minh chi phi tiêu hủy thuộc trách nhiệm của bên nhập khẩu hoặc bên thứ ba (01 bản sao) để thay thế cho chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp bên nhập khẩu hàng hóa phải đứng ra làm thủ tục tiêu hủy tại nước ngoài thì biên bản tiêu hủy (hoặc giấy tờ xác nhận việc tiêu hủy) ghi tên bên nhập khẩu hàng hóa.

t) Trường hợp hàng hóa xuất khẩu bị tổn thất, cơ sở kinh doanh xuất khẩu hàng hóa phải có văn bản giải trình rõ lý do và được sử dụng một trong số các giấy tờ sau để thay thế cho chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: giấy xác nhận việc tổn thất ngoài biên giới Việt Nam của cơ quan có thẩm quyền liên quan (01 bản sao); hoặc biên bản xác định tổn thất hàng hóa trong quá trình vận chuyển ngoài biên giới Việt Nam nêu rõ nguyên nhân tổn thất (01 bản sao). Nếu cơ sở kinh doanh xuất khẩu hàng hóa đã nhận được tiền bồi thường hàng hóa xuất khẩu bị tổn thất ngoài biên giới Việt Nam thì phải gửi kèm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt về số tiền nhận được (01 bản sao).

u) Bản sao các loại giấy tờ quy định tại khoản này phải có xác nhận sao y bản chính của cơ sở kinh doanh xuất khẩu hàng hóa. Trường hợp ngôn ngữ sử dụng trong các chứng từ, giấy tờ xác nhận của bên thứ ba thay thế cho chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt không phải là tiếng Anh hoặc không có tiếng Anh thì phải có 01 bản dịch công chứng gửi kèm..."

- Căn cứ Khoản 3 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20 tháng 3 năm 2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ như sau:

“3. Sửa đổi, bổ sung khoản 1, khoản 2, khoản 3, khoản 6, khoản 7 và bổ sung khoản 9 vào Điều 4 như sau:

a) Sửa đổi, bổ sung khoản 1, khoản 2, khoản 3, khoản 6 và khoản 7 như sau:

“1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu”.

Căn cứ các quy định nêu trên và theo trình bày của công ty, trường hợp công ty có phát sinh các khoản chi phí nếu đáp ứng điều kiện quy định tại Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 ngày 26/11/2024, Điều 9 Luật thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 ngày 14/6/2025 nêu trên thì được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào, được tính vào chí phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trường hợp công ty xuất khẩu hàng hóa cho đối tác nước ngoài không đảm bảo chất lượng phải tiêu hủy nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu theo quy định tại Điều 27 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP ngày 01/7/2025 thì được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.

Về thủ tục thông quan, công ty liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để được hướng dẫn, xử lý theo quy định.