TCDN - Trước bối cảnh “cách ly toàn xã hội”, hàng loạt doanh nghiệp Việt chuẩn bị sẵn sàng kịch bản ứng phó với kế hoạch làm việc online nhưng không phải tất cả nhà quản lý đều tính tới 5 vấn đề này.

Ngay sau khi có chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng các biện pháp phòng, chống dịch tại doanh nghiệp, bảo đảm sức khỏe, an toàn cho người lao động, các doanh nghiệp đã nhanh chóng chuyển đổi sang làm việc online nhằm sẵn sàng ứng phó kịp thời trước mọi tình huống. Tuy nhiên muốn đảm bảo được hiệu suất, đòi hỏi doanh nghiệp cần tính tới các bài toán mà bất kỳ đơn vị nào làm việc tại nhà cũng gặp phải.

1. Khó khăn trong quản lý hiệu quả công việc của nhân viên

Trước câu hỏi lớn về quản lý hiệu năng, doanh nghiệp có thể điểm danh online, đúng giờ vào làm nhân viên sẽ tham gia họp trực tuyến, livestream trong quá trình làm việc hay điểm danh ngẫu nhiên. Bên cạnh đó, yêu cầu lựa chọn trang phục văn phòng và đồng bộ nền trên ứng dụng họp online cũng là một cách giữ tinh thần làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả cho công ty.

Không chỉ vậy, muốn đảm bảo các công việc vẫn được xử lý nhanh chóng, doanh nghiệp cần có nơi lưu trữ chung các dữ liệu, quy trình nghiệp vụ, tất cả các nhân viên chỉ cần mạng internet và máy tính cá nhân là có thể truy cập và làm việc được. Ngoài công cụ thủ công Google Driver, Excel… còn có các phần mềm như Slack, Asana, AMIS… hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công việc.

2. Không thể ký kết và gửi hợp đồng, hóa đơn giấy nếu như bị phong tỏa, cách ly

Cùng với nguy cơ không thể chuyển phát hợp đồng, hóa đơn gây gián đoạn trong giao dịch mua bán hàng hóa, số hóa các chứng từ đang được mọi doanh nghiệp ưu tiên. Sẽ là không cần thiết tốn kém chi phí mua nhiều USB Token ký số do nhiều người cần tới như: thủ trưởng ký hợp đồng, kế toán kê khai Thuế, Bảo hiểm, phát hành hóa đơn… khi có thể lựa chọn chữ ký số không dùng USB Token.

Trên thị trường đã xuất hiện loại hình chữ ký số mới giúp doanh nghiệp chỉ cần đăng ký tài khoản là có thể phân quyền cho nhiều người cùng ký một lúc và ký trên nhiều nền tảng (PC, Laptop, Tablet, Mobile) như eSign. Người dùng ký và gửi chứng từ ngay tới khách hàng qua email, phát hành hóa đơn trên điện thoại, rút ngắn thời gian giao dịch. Chưa kể một số nhà phát hành như MISA còn tích hợp chức năng thanh toán trên hóa đơn điện tử meInvoice.vn để khách hàng tra cứu hóa đơn có thể thanh toán qua: Vnpay QR, ví điện tử, internet banking… nhằm tăng tính linh động trong thanh toán cho cả người mua và người bán.

3. Họp online thiếu hiệu quả do nhân viên chưa quen hình thức này

Thường các công ty đang quen với cuộc họp trực tiếp dễ dàng trao đổi, tranh luận sôi nổi nhưng họp online sẽ mất thời gian nếu mọi người cùng đồng loạt đưa ra ý kiến. Bởi vậy cần có các kịch bản triển khai cuộc họp trực tuyến hiệu quả. Ngoài ra, cần có hướng dẫn chi tiết cách sử dụng các công cụ phổ biến như Cisco webex, Zoom, Google Hangout, Skype,… để bất kỳ nhân viên nào cũng là chuyên gia họp online, biết cách đưa ra và lắng nghe ý kiến hợp lý trong phòng họp trực tuyến.

4. Nhân viên bị xuống tinh thần khi làm việc tại nhà quá lâu

Một trong các vấn đề được quan tâm là làm sao duy trì tinh thần, cảm hứng làm việc của nhân viên khi phải làm việc tại nhà quá lâu. Giải quyết bài toán này đòi hỏi sự sáng tạo, chủ động trong thay đổi cách xây dựng văn hóa công ty, sử dụng trang tin nội bộ nhằm tuyên truyền, khích động tinh thần làm việc, các trò chơi online đậm văn hóa… Ngoài mạng xã hội facebook, zalo,… doanh nghiệp có thể chuyên nghiệp hóa bằng các nền tảng khác như AMIS – vừa có trang tin nội bộ riêng vừa có các tính năng như quản lý bán hàng, kế toán, nhân sự, marketing, CRM…, tất cả các bộ phận của công ty đều có thể làm việc và quản lý trên nền tảng này.

5. Giao dịch với ngân hàng bị gián đoạn

Nếu thành phố bị phong tỏa, kế toán khó khăn để ra ngân hàng giao dịch, dòng tiền của công ty đối mặt với việc bị ngưng trệ: tiền bán hàng không về, lương không thể trả cho nhân viên… Giải quyết vấn đề này, nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET cùng dịch vụ kết nối ngân hàng điện tử BankHub, chỉ cần internet banking, kế toán có thể thực hiện đủ nghiệp vụ:  Thanh toán, tự động hạch toán lệnh chuyển tiền,… mà không cần đến ngân hàng.

Trong đợt cao điểm chống covid-19 là 15 ngày tới, doanh nghiệp cần giữ vững tinh thần nhân viên và chuẩn bị đầy đủ lịch bản để ứng phó trước mọi tình huống.

Tìm hiểu thêm về các phần mềm quản lý công việc online cho doanh nghiệp tại đây.