TCDN - Trong bối cảnh kinh doanh ngày nay, sự tiến bộ của công nghệ thông tin đang có tác động thay đổi một cách căn bản trên nhiều phương diện hoạt động của một doanh nghiệp.

TÓM TẮT:

Trong bối cảnh kinh doanh ngày nay, sự tiến bộ của công nghệ thông tin đang có tác động thay đổi một cách căn bản trên nhiều phương diện hoạt động của một doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn tăng cường khả năng cạnh tranh trong xu thế hội nhập quốc tể để tồn tại và phát triển, nhất thiết phải biết tận dụng các thành tựu của khoa học kĩ thuật và trước hết là thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lí và sản xuất. Công nghệ thông tin giúp con người quản lý công việc hiệu quả và nhanh chóng hơn, đồng thời cung cấp thông tin kịp thời và tin cậy. Điều đó không chỉ góp phần vào việc gia tăng năng lực cạnh tranh mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp. Đây là xu hướng phát triển tất yếu và phù hợp với tiến trình đổi mới, đặc biệt là trong giai đoạn hội nhập kinh tế như hiện nay. Tuy vậy, Đối với một số doanh nghiệp hiện nay, việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin còn tùy tiện, ngẫu hứng do nhận thức chưa đầy đủ về tổ chức hệ thống thông tin và công nghệ thông tin, việc ứng dụng công nghệ thông tin không đúng cách cũng gây nên không ít khó khăn cho người sử dụng, tạo sự rủi ro về tính tin cậy của hệ thống thông tin kế toán.

1. Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT)

Hệ thống thôngtin kế toán (AIS) là một hệ thống thu thập, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu nhằm cung cấp các thông tin hữu ích liên quan đến kế toán, tài chính, phục vụ cho việc ra quyết định.

Theo Rommey và Steinbart (2017), HTTTKT được định nghĩa là một hệ thống thông tin cơ bản của một tổ chức được cấu thành bởi 6 thành phần, gồm: (1) Người dùng hệ thống; (2) Những thủ tục và hướng dẫn thu thập, xử lý, lưu trữ dữ liệu; (3) Dữ liệu tổ chức và hoạt động kinh doanh của đơn vị; (4) Phần mềm; (5) Cơ sở hạ tầng; và (6) Công nghệ thông tin.

Chức năng của HTTTKT là: (1) Thu thập, xử lý dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (DN); (2) Cung cấp thông tin tài chính cho đối tượng bên ngoài DN; thông tin cho việc lập kế hoạch; thông tin cho việc kiểm soát thực hiện kế hoạch; thông tin cho việc điều hành hoạt động hằng ngày; (3) Kiểm soát: tuân thủ qui trình hoạt động kinh doanh; bảo vệ tài sản, vật chất thông tin; đảm bảo họat động xử lý và chất lượng thông tin.

2. Vai trò của HTTTKT trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

Ngày nay điều kiện CNTT phát triển rất mạnh mẽ, ảnh hưởng ngày càng sâu rộng đến công tác kế toán thì việc xây dựng một HTTTKT chất lượng đang trở thành nhu cầu cấp thiết đối với các DN. HTTTKT càng có chất lượng càng giúp cho hoạt động kinh doanh của DN càng hiệu quả. HTTTKT không chỉ là một bề nổi mà nó còn có nhiều lợi ích và vai trò trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay.

- HTTTKT trong ứng dụng công nghệ thông tin có thể tự động hóa xử lý số lượng lớn dữ liệu, chia sẻ dữ liệu, thông tin trong phạm vi DN, giúp tất cả các giai đoạn của quy trình kế toán từ thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin đều có thể được máy móc, công nghệ thay thế. Các công việc đơn giản như nhập liệu, xử lý các bút toán tự động, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính được thay thế tự động bằng các công nghệ hoặc bằng các phần mềm.

- HTTTKT có thể tích hợp những quy trình kinh doanh, sản xuất chính trong đơn vị, từ đó kết hợp được các nguồn lực trong DN, góp phần tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh.

- Một hệ HTTTKT khoa học giúp mọi người thực hiện các quy định các quy trình được thuận lợi, công việc được thực hiện nhanh chóng, tránh những rắc rối, phức tạp, chồng chéo trong quy trình, từ đó tạo điều kiện thuận lợi trong vấn đề quản lý nhân sự, tăng sự hài lòng của nhân viên và tăng năng suất lao động.

- HTTTKT cung cấp các báo cáo kế toán tức thời, giúp nhà quản trị xây dựng hệ thống quản trị doanh thu, chi phí, lợi nhuận và hệ thống kiểm soát trong DN cũng như các đối tượng xử dụng khác.

- Ngoài ra, khi một DN đang gặp khó khăn, các dữ liệu trong HTTTKT có thê được sử dụng để phát hiện ra nguyên nhân của những vấn đề đang tồn tại, từ đó có các định hướng và quyết định trong quản trị DN.

Để nâng cao hiệu quả kinh doanh và kiểm soát tốt thông tin DN thì đòi hỏi phải xây dựng một HTTTKT phù hợp với điều kiện phát triển khoa học công nghệ hiện nay.

3. Tác động của công nghệ thông tin đến hệ thông thông tin kế toán

Công nghệ thông tin có ảnh hưởng và tác động mạnh mẽ đến công tác tổ chức kế toán nói chung, chất lượng thông tin kế toán nói riêng, thể hiện rõ nhất ở phương thức xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán.

Tác động của công nghệ thông tin đến quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán

Công nghệ thông tin (CNTT) đã góp phần làm thay đổi toàn diện lĩnh vực kế toán, thể hiện rõ nhất ở phương thức xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán có những bước nhảy vọt so với quy trình xử lý kế toán thủ công trước đây. Tương tự như các hệ thống thông tin khác, mô hình hoạt động HTTTKT bao gồm 3 công đoạn.

- Thứ nhất, ghi nhận dữ liệu: Dựa vào sự kiện kinh tế, kế toán tiến hành lập các chứng từ. Kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT với phần cứng, phần mềm kế toán và công nghệ cơ sở dữ liệu sẽ cho phép người làm kế toán có thể nhập liệu qua bàn phím hay quét dữ liệu vào hệ thống.

- Thứ hai, xử lý và lưu trữ dữ liệu: Dữ liệu kế toán sau khi được ghi nhận, kế toán trong môi trường thủ công tiến hành phân loại, sắp xếp, bóc tách ghi sổ nhật ký. Quy trình xử lý bao gồm: Lưu trữ, tổ chức thông tin, phân tích và tính toán các thông tin tài chính, kế toán được thực hiện tự động hóa nhanh chóng, chính xác hơn thông qua các chương trình đã được lập trình sẵn.

- Thứ ba, kết xuất báo cáo: Căn cứ vào kết quả xử lý dữ liệu kế toán của giai đoạn xử lý, kế toán trong môi trường ứng dụng CNTT kết xuất một cách dễ dàng, nhanh chóng và đa dạng các loại báo cáo so với kế toán thủ công, điều này được biểu hiện cụ thể qua các: Báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích…

Các mức ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán: Trước áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng, các DN phải tìm ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý DN. Một trong số các giải pháp đặc biệt quan trọng là ứng dụng CNTT trong công tác quản lý DN. Tùy theo nhu cầu, quy mô hoạt động, khả năng tài chính và khả năng cung ứng các sản phẩm công nghệ mà DN lựa chọn mức độ ứng dụng phù hợp.

Ứng dụng CNTT trong kế toán được biểu hiện cụ thể qua ba mức sau:

- Mức xử lý bán thủ công: Được hiểu là dùng máy tính và các ứng dụng văn phòng như: Word, Excel… Mức độ áp dụng này cũng đem lại nhiều thành công cho các DN quy mô nhỏ trong giai đoạn đầu áp dụng CNTT.

- Mức tự động hóa công tác kế toán: Phần mềm kế toán là chương trình được thiết lập nhằm hỗ trợ cho công tác kế toán. Với việc thiết kế là các menu liệt kê các danh mục các chức năng phần mềm cho phép người làm kế toán lựa chọn để máy tính thực hiện. Tùy theo mức độ phân quyền đến đâu người làm kế toán được phép truy cập để sửa dữ liệu kế toán.

- Mức tự động hóa công tác quản lý: Ngoài xử lý các công việc gói gọn ở bộ phận kế toán, CNTT đã mở rộng triển khai ứng dụng trên góc độ toàn DN, đem lại thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và năng lực cạnh tranh của DN. Mô hình quản trị thường được áp dụng là ERP (hệ thống hoạch định nguồn nhân lực) với phân hệ kế toán làm trung tâm.

- Ưu điểm:

+ Về quy trình xử lý kế toán nói chung: Tất cả các giai đoạn của quy trình kế toán từ thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin đều có thể được máy móc, công nghệ thay thế. Điều này giúp giảm bớt áp lực về chi phí, nhân lực, cơ sở hạ tầng.

+ Về thu thập dữ liệu: Tất cả các hoạt động liên quan đến chứng từ kế toán từ khâu lập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế toán đều được số hóa hoàn toàn và được thay thế bằng hóa đơn điện tử. Với chứng từ điện tử, việc ghi chép và hạch toán ban đầu hoàn toàn không thực hiện trên giấy mà thực hiện thông qua quá trình nhập liệu và hệ thống chuyển giao dữ liệu điện tử; đồng thời, việc xét duyệt được thực hiện thông qua việc nhập các mật mã hay chữ ký điện tử.

+ Về tính trung thực và đáng tín cậy của thông tin kế toán: Khi sử dụng các phần mềm kế toán hay ứng dụng Excel trong công tác ghi chép kế toán đã cho thấy hiệu quả giảm lỗi dữ liệu, giảm chi phí và cải thiện hiệu suất lao động của nhân viên kế toán.

+ Về tính kịp thời trong quá trình xử lý số liệu và cung cấp thông tin: Khả năng tính toán, tốc độ xử lý, khả năng truy cập, chia sẻ, truyền tải dữ liệu trên mạng máy tính đã giúp cho việc xử lý thông tin kế toán một cách nhanh chóng, chính xác…

- Hạn chế:

+ Thiết bị xử lý: Trong điều kiện tin học hóa, công tác kế toán phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống thiết bị, do vậy, những gian lận xảy ra ngoài yếu tố của người làm kế toán, còn có thể là do trục trặc của đường truyền dữ liệu…

+ Phần mềm kế toán: Trong môi trường máy tính, phần mềm kế toán có những hạn chế nhất định về tính chính xác; dễ xảy ra các gian lận liên quan đến phần mềm thông qua mã bị lỗi. Nếu phần mềm được lập trình sai, hay phần mềm thiết kế không phù hợp với chế độ kế toán, thông tin kế toán bị đánh cắp, lỗi thiết bị… sẽ gây những khó khăn nhất định cho người sử dụng, tạo sự rủi ro về tính tin cậy, bảo mật của thông tin kế toán.

+ Quy trình xử lý: Đối với hệ thống kế toán được xử lý bằng máy tính, nhiều vấn đề vướng mắc phát sinh trong quá trình trình xử lý, ảnh hưởng tới thông tin.

+ Dữ liệu kế toán: Trong môi trường tin học hóa, có nhiều trường hợp các dữ liệu được nhập trực tiếp vào máy tính mà không cần chứng từ bằng giấy. Vì vậy, dữ liệu kế toán khi bị sửa chữa rất khó phát hiện dấu vết kiểm toán.

+ Thông tin kế toán: Dễ dẫn tới tình trạng mất cắp dữ liệu, dữ liệu được sử dụng sai mục đích, thông tin kế toán không đầy đủ, không kịp thời.

+ Con người: Người làm kế toán không những phải có kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ chuyên ngành, mà phải có kiến thức, kỹ năng tin học, cùng với sự trợ giúp của các chuyên viên làm công nghệ thông tin….

4. Đề xuất, khuyến nghị

Một hệ thống thông tin kế toán có chất lượng khi nó đạt được các mục tiêu đề ra như: Cung cấp được các thông tin hữu ích, thời gian phát triển hợp lý, thỏa mãn các nhu cầu thông tin của DN, người dùng, kể cả nhân viên kế toán. Do đó, hệ thống thông tin kế toán luôn được thay đổi, cập nhật và hoàn thiện theo từng giai đoạn phát triển của DN. Để khắc phục những hạn chế trên, ngoài đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin, cần hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo hướng sau:

- Nâng cao bảo mật thông tin kế toán: Bảo mật hệ thống thông tin kế toán sẽ giúp ngăn chặn tình trạng rò rỉ thông tin.

- Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin: Hiện nay đa phần các DN đều đã ứng dụng CNTT trong kế toán, tuy mức độ ứng dụng CNTT trong kế toán không giống nhau, nhưng cơ bản các DN đang ứng dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán và công tác quản lý toàn DN. Việc ứng dụng CNTT thường xuyên sẽ tác động đến cách thức thu thập, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán, do đó sẽ hạn chế được các rủi ro cũng như việc quản lý, kiểm soát của HTTTKT. Sự nhận thức, đánh giá các sai sót, gian lận trong quá trình thu thập, xử lý dữ liệu của HTTTKT trong môi trường máy tính, từ đó có các biện pháp kiểm soát quan trọng làm góp phần nâng cao chất lượng HTTTKT. Tuy nhiên các hệ thống và phần mềm kế toán vẫn chưa hoạt động ổn định, vì vậy cần phải đẩy mạnh nhất là phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán phải đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng: phần mềm phải cung cấp được các kết xuất đầu ra đáp ứng yêu cầu pháp luật về kế toán, cung cấp được các kết xuất đầu ra mong muốn. Phần mềm phải hỗ trợ tốt nhất cho người dùng trong quá trình sử dụng thông qua những báo lỗi, hướng dẫn sửa lỗi, tài liệu hướng dẫn, hỗ trợ trực tuyến, thân thiện và dễ sử dụng.

- Nâng cao trình độ và phẩm chất đội ngũ cán bộ nhân viên: DN nên tập trung đào tạo nhân lực theo hướng phát triển năng lực quản lý, năng lực chuyên môn để nắm bắt kỹ thuật, phân tích dữ liệu; vận dụng sự tiến bộ của khoa học công nghệ vào chu trình của hệ thống thông tin kế toán, yêu cầu hiểu biết về công nghệ thông tin dành cho một kế toán viên

- Xác định được đúng vai trò then chốt của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình phát triển, từ đó dành thêm vốn đầu tư cho vấn đề phát triển hạ tầng công nghệ thông tin của DN, đầu tư mua sắm máy tính và trang bị PMKT, hướng tới phần mềm quản lí tổng thể của DN.

- Phân quyền hạn và trách nhiệm cho các nhân viên: Việc làm này ngoài ngăn chặn sự truy cập trái, DN còn có thể theo dõi, giám sát tất cả các hoạt động truy cập vào hệ thống thông qua nhật ký truy cập, kiểm soát thời gian đăng nhập, mã người truy cập, loại yêu cầu truy cập và dữ liệu truy cập.

- Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị: Các DN cần thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị phù hợp với đặc điểm hoạt động. Nhu cầu thông tin của các nhà quản trị cần hướng tới việc lập báo cáo cung cấp thông tin kiểm soát, ra quyết định quản lý... Hệ thống báo cáo cũng cần phải được vận dụng một cách kết hợp, bổ sung và tăng hiệu quả quản lý của nhà quản trị.

5. Kết luận

Ứng dụng công nghệ thông tin ở các DN, cũng như việc ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán đã và sẽ làm thay đổi mạnh mẽ trong lĩnh vực kế toán tài chính. Chất lượng thông tin của HTTTKT khi ứng dụng công nghệ sẽ trở nên nhanh hơn, kịp thời và chính xác hơn, các thông tin tích hợp đa dạng và sâu rộng gồm cả các thông tin tài chính và phi tài chính. Việc này sẽ giúp cho các nhà quản lý có được những thông tin nhiều chiều và sâu rộng khi tiến hành phân tích và đưa ra quyết định trong kinh doanh và quản trị DN. Bên cạnh đó, hiện nay dựa vào ứng dụng các cảm biến thông minh, thiết bị thông tin liên lạc và giải pháp quản trị tích hợp, DN có thể số hóa toàn bộ quá trình hoạt động từ sản xuất, kinh doanh đến quản lý. Thông tin từ quá trình sản xuất, qua cảm biến được số hóa thành dữ liệu theo thời gian thực và truyền về các hệ thống xử lý và hệ thống quản trị. Nhờ đó những hệ thống quản lý điều hành tập trung luôn có dữ liệu đầy đủ, cập nhật và chính xác để giúp nhà quản lý đưa ra quyết định điều hành kịp thời. Mức độ số hóa càng đầy đủ, thông tin càng cập nhật và chính xác.

Cuộc cách mạng công nghiệp tạo ra những giải pháp công nghệ thông minh hơn, có năng lực xử lý mạnh hơn. Nó giúp nhà quản trị tại mọi nơi, mọi lúc có đầy đủ thông tin từ việc nắm được bức tranh toàn cảnh của DN cho đến truy vấn tới từng giao dịch nhỏ nhất, thay vì phải hỏi nhiều người hay tra cứu từ nhiều nguồn, giúp nâng cao năng suất lao động và hiệu quả của các quy trình làm việc.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1.Chính phủ (2018), Nghị định số 39/2018/NĐ-CP của Chính phủ : Quy định chi tiết một số điều của Luật Hỗ trợ DN nhỏ và vừa, truy cập ngày 15/08/2018 tại http://vanban.chinhphu.vn/portal/page/portal/chinhphu/ hethongvanban?class_id=1&_page=1&mode=detail&document_id=193166

2.Huỳnh Thị Hồng Hạnh và Nguyễn Mạnh Toàn (2013), ‘Đánh giá hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán’, Tạp chí kế toán và kiểm toán, số 6, trang 23-28.

3.Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011)- Hệ thống thông tin kế toán- Nhà xuất bản Tài Chính

4.Phan Đức Dũng- Thiều Thị Tâm- Nguyễn Việt Hưng- Phạm Quang Huy (2008) - Hệ thống thông tin kế toán- Nhà xuất bản Thống Kê

5.Nguyễn Đình Thọ (2013), Phương pháp nghiên cứu khoa học trong kinh doanh - thiết kế và thực hiện, NXB Lao động - xã hội, HN.

6.Nguyễn Thị Phương Thảo (2014), ‘Xây dựng hệ thống thông tin kế toán DN tại Việt Nam hiện nay’, Tạp chí tài chính, số 4, tr. 57-60.

Hoàng Thị Yến Nhi, Lê Thị Bích Thảo, Nguyễn Thị Thủy Trang

Đinh Văn Toản, Dương Thị Yến Nhi

Trường Kinh Tế, Trường Đại học Vinh